Facturation électronique 2026 : ce que les entreprises de maintenance doivent savoir

La réforme de la facturation électronique entre progressivement en vigueur en France. Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées, sans exception. Pour les sociétés de maintenance, qui gèrent des dizaines, voire des centaines de factures chaque mois, l'impact est considérable. Contrats récurrents, interventions ponctuelles, pièces détachées, déplacements : la diversité des lignes de facturation rend la transition plus exigeante que dans d'autres secteurs. Voici ce que vous devez savoir pour vous préparer efficacement.

Le calendrier de la réforme

Initialement prévue pour janvier 2024, la réforme a été reportée à plusieurs reprises. Le calendrier définitif est désormais fixé en deux étapes.

La réforme concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille. Les factures devront être émises dans un format structuré : Factur-X (un format hybride PDF + XML), UBL ou CII. Un simple PDF, même envoyé par e-mail, ne sera plus conforme.

Autre changement majeur : le Portail Public de Facturation (PPF) a été abandonné en octobre 2024. Seul Chorus Pro subsiste pour la facturation du secteur public. Pour les échanges entre entreprises (B2B), il faut passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), désormais appelée "plateforme agréée". En janvier 2026, 105 plateformes étaient enregistrées auprès de l'administration. De nouvelles mentions deviennent obligatoires sur chaque facture : la catégorie d'opération, l'adresse de livraison si elle diffère de l'adresse de facturation, et le numéro SIREN du client.

En cas de non-conformité, les sanctions sont claires : 15 euros par facture, plafonnées à 15 000 euros par an.

L'impact spécifique pour les entreprises de maintenance

La facturation dans le secteur de la maintenance présente des particularités qui rendent cette réforme plus complexe à mettre en oeuvre que dans beaucoup d'autres activités.

• Volume élevé de factures : chaque intervention peut donner lieu à une facture. Pour une entreprise qui réalise plusieurs dizaines d'interventions par semaine, le nombre de documents à traiter est conséquent.
• Lien avec les rapports d'intervention : la facture n'est pas un document isolé. Elle est liée à un bon d'intervention, à un constat technique, parfois à un relevé de mesures. La traçabilité entre ces documents doit être maintenue dans le format électronique.
• Contrats récurrents et interventions ponctuelles : une même entreprise facture souvent des prestations régulières (contrats de maintenance préventive) et des interventions curatives non planifiées. Ces deux modes de facturation coexistent et doivent tous deux être conformes.
• Lignes de facturation multiples : main-d'oeuvre, pièces détachées, frais de déplacement, forfaits. La structure d'une facture de maintenance est rarement simple, et chaque ligne doit répondre aux exigences du format structuré.
• Facturation multi-sites : certaines entreprises facturent de manière centralisée, d'autres laissent chaque site ou agence émettre ses propres documents. La réforme impose une cohérence dans les formats et les plateformes utilisées, quel que soit le mode d'organisation.

Pourquoi votre GMAO doit intégrer la facturation

Beaucoup d'entreprises de maintenance utilisent encore deux outils distincts : une GMAO pour la gestion des interventions et un logiciel de comptabilité ou de facturation séparé. Cette organisation, qui fonctionnait jusqu'ici, devient un vrai frein dans le contexte de la facturation électronique.

Lorsque les deux systèmes ne communiquent pas, le passage au format structuré implique une ressaisie manuelle ou un interfaçage technique coûteux. Les données d'intervention (temps passé, pièces utilisées, technicien, site) doivent être retranscrites dans l'outil de facturation, puis converties au bon format pour la plateforme agréée. Chaque étape est une source potentielle d'erreur et de perte de temps.

Une solution hybride qui combine GMAO et gestion commerciale simplifie considérablement la transition. Les données saisies sur le terrain par le technicien alimentent directement la facture, sans ressaisie. Le format de sortie (Factur-X, par exemple) est géré nativement par le logiciel. La conformité repose sur un seul éditeur, qui prend en charge les évolutions réglementaires au fil du temps.

Cette approche intégrée présente un autre avantage : elle fiabilise le chiffre d'affaires. Lorsque chaque intervention se transforme automatiquement en facture, le risque d'oublier de facturer une prestation disparaît. Les délais de facturation se réduisent, et le suivi financier gagne en précision.

Comment se préparer dès maintenant

Même si votre entreprise est une PME ou une TPE et que l'obligation d'émission ne s'applique qu'en septembre 2027, la réception de factures électroniques sera obligatoire dès septembre 2026. Voici les étapes concrètes pour anticiper.

• Vérifiez la compatibilité de vos outils actuels : votre logiciel de facturation peut-il émettre au format Factur-X, UBL ou CII ? Est-il connecté à une plateforme agréée ? Si ce n'est pas le cas, il est temps d'envisager un changement.
• Ne repoussez pas la décision : les entreprises qui attendent les dernières semaines se retrouveront face à des prestataires surchargés et des délais de déploiement incompatibles avec l'échéance.
• Profitez de cette transition pour moderniser vos outils : si vous utilisez encore des feuilles Excel ou un logiciel vieillissant pour vos interventions, la réforme est une occasion de passer à une solution intégrée qui vous fera gagner du temps au quotidien.
• Testez une solution intégrée : une gestion commerciale connectée à votre GMAO vous permettra de produire des factures conformes directement à partir de vos données d'intervention, sans outil tiers.

La facturation électronique n'est pas qu'une contrainte réglementaire. Pour les entreprises de maintenance, c'est l'occasion de supprimer la double saisie, de réduire les erreurs et d'accélérer le cycle de facturation. Les entreprises qui s'y préparent en amont en tireront un avantage opérationnel réel.